Nekoć su se taksonomije pretežito koristile u zoologiji i botanici, a rijetko kad u drugim područjima znanosti. Gartner je 2001. godine smatrao kako će do 2005. godine barem 70% 500 najuglednijih svjetskih organizacija razvijati svoje taksonomije u cilju poboljšanja organizacije unutarnjih i vanjskih dokumenata. Organizacija CILIP (engl. Chartered Institute of Library and Information Professionals) je 2005. godine osnovala mrežu taksonomija koja je sadržavala više od 200 javno dostupnih taksonomija iz svih područja znanosti. Ujedinjena mreža taksonomija dostupna je putem ove adrese TaxonomyWarehouse. Korištenje taksonomija promovira se zahvaljujući velikom porastu potrebe za upravljanjem znanja, ali i spoznajom organizacija o tome kako klasifikacija sadržaja može donijeti dodatni potencijal za stvaranje prihoda.
Rezultati istraživanja koje je organizacija Delphi Group provela 2002. godine govore kako je naša sposobnost za stvaranje informacija znatno premašilo našu sposobnost za pronalaženje relevantnih informacija. Današnja tehnologija Web-a omogućuje svim korisnicima da postanu izdavači. Izdavač može svoj rad objaviti tako da je tehnički dostupan svima za čitanje. Međutim, da li će potencijalni čitatelj moći pronaći taj rad? Dodatno, da li će taj isti rad moći pronaći drugi puta kada se javi potreba? Mnogi istraživači se usredotočuju na vrijeme koje se gubi u potrazi za relevantnim informacijama. Većina je suglasna da se 25-35% vremena troši na pronalaženje informacija s manje od 50% uspjeha. Drugi način gledanja problema je razmatranje što organizacija gubi time što vitalne informacije nisu lako dostupne. Gubici se mogu očitovati u različite načine, neki od njih su:
Svi ovi gubitci upućuju na potrebu za klasificiranjem sadržaja kako bi se lakše pronašao. Ovaj problem posebno je vidljiv na područjima gdje se nove informacije i saznanja otkrivaju dnevno. Jedno od tih područja je upravo informacijska sigurnost. Brzina kojom se otkrivaju novi tipovi napada i nove ranjivosti premašuje vrijeme u kojem je moguće na njih reagirati. Također, teško je sve informacija sažeti i preoblikovati u oblik koji bi bio jasan početnicima i osobama koji nisu stručnjaci.
Početkom 21. stoljeća mnoge tvrtke su koristile web tražilice kako bi riješili problem pronalaska informacija. Tražilice bi indeksirale nestrukturirane podatke i vratile rezultat na temelju zadanog teksta. Iako ova metoda ima važnu ulogu prilikom dohvaćanja informacija, značajno je ograničena:
Tražilice pretpostavljaju da korisnici znaju točno što traže i da su u stanju koristiti vrlo specifične ključne riječi koje opisuju traženi sadržaj. No, korisnici često nisu sigurni koje informacije su im potrebne dok ih ne vide. U općem slučaju korisnici znaju samo opću temu za koju su zainteresirani. Organizacija Yahoo! Je istraživanjem tržišta ustanovila da 75% korisnika preferira pregledavanje (engl. browsing) u odnosu na pretraživanje, jer im omogućuje pregled svih dokumenata vezanih za određenu temu.
Taksonomija se definira kao sustavno razvrstavanje konceptualnog prostora koje obuhvaća sve značajne koncepte pojedine domene i pruža oznake koje olakšavaju klasifikaciju i filtriranje sadržaja. Taksonomija pruža hijerarhijsku strukturu promatranih koncepata od najširih do sve užih omogućujući korisnicima da razumiju kontekst svake oznake ili izraza. Struktura taksonomije može se primijeniti na teme, organizacije, mjesta ili bilo koje kategorije koncepata koji se odnose međusobno hijerarhijski. Koju vrstu taksonomije (ili taksonomija) pojedina organizacija treba koristiti za učinkovito upravljanje znanjem ovisi o vlastitim informacijskih strategijama i glavnim pokretačima iza tih strategija. U općem slučaju taksonomija može podržavati sljedeće aktivnosti: